Opvolging van aanbevelingen

Rekenkamerrapport Blijf bouwen aan vertrouwen

Planning geborgd

december 2026

1: Het afgelopen jaar hebben wij intensief en doelgericht gewerkt aan het versterken van onze uitvoering op basis van vertrouwen, in lijn met uw uitgangspunten en de Apeldoornse visie Vertrouwen Werkt. Uit onze analyse bleek dat wij bij de start van dit traject in circa 67% van de aanvragen daadwerkelijk op basis van vertrouwen werkten, terwijl in ongeveer 33% nog sprake was van een meer controlerende benadering. Dit inzicht was voor ons aanleiding om gericht en samenhangend bij te sturen. We hebben de Poortcriteria herijkt, de groene en rode stroom opnieuw scherp gedefinieerd, professionals getraind op vakmanschap en professionele oordeelsvorming, en de dossiervorming en vastlegging aangescherpt. Daarnaast is de samenwerking met de backoofice met o.a. Handhaving, en Lucrato geïntensiveerd en is de structurele, steekproefsystematiek verbeterd. Projectplan loopt tot 1 juli 2026. In mei leveren we nieuw projectplan op voor de periode 1 juli - 31 december 2026

2: Deze gedrag verandering geven we o.a. vorm door een opleiding in te kopen bij Stimulans die wordt gegeven in de periode Q2 - Q4 2026 aan alle 100 collega's bij Gemeente - Lucrato - en regio gemeenten, waarbij we ingaan op mensbeeld en casuistiek. We trainen op basis van echte verhalen en situaties, en bouwen zo aan een echte mindset van werken op basis van vertrouwen. De training wordt opgevold door een cyclus van intervisie en casusbespreking in 2027 e.v.   Leergang vindt plaats mei tot en met december 2026, voor alle medewerkers en teamleiders. Afgerond in 2026. Zal via methodisch en cyclisch werken intern een vervolg  krijgen, nader te bepalen.

3: "We hebben in het ontwikkelde sturingsmodel een structurele en organisatiebrede werkwijze voor intervisie, casusoverleg en reflectie ingericht, met als doel het lerend vermogen van de organisatie duurzaam te versterken. Deze werkwijze ondersteunt professionals in het werken op basis van vertrouwen en draagt bij aan continue kwaliteitsverbetering. Onderdeel hiervan is expliciet het organiseren van de ‘blik van buiten’, waaronder het perspectief van de inwoner en, waar passend, externe (ervaring)deskundigheid. Daarbij kan worden geleerd van onderdelen binnen de organisatie waar deze werkwijze al succesvol wordt toegepast, om deze aanpak vervolgens breder uit te rollen en te borgen.  In het vastgestelde sturingsmodel is deze werkwijze inhoudelijk al verankerd. Het model gaat uit van een bottom-up gesprekscyclus, waarbij iedere professional minimaal één keer per kwartaal een reflectief gesprek voert met een collega of kwaliteitsmedewerker, gericht op casuïstiek, dilemma’s en professioneel handelen. Daarnaast vindt jaarlijks een resultaat- en ontwikkelgesprek plaats met de leidinggevende, waarin ook de indicatoren voor werken op basis van vertrouwen worden besproken. Ter ondersteuning hiervan is een dashboard ontwikkeld waarin professionals hun eigen indicatoren kunnen inzien. Deze informatie vormt de basis voor gezamenlijke gesprekken over trends, patronen en ontwikkelpunten, zowel op individueel, team- als organisatieniveau. Hiermee wordt reflectie geen vrijblijvende activiteit, maar een structureel onderdeel van sturing, verantwoording en leren.

Het dashboard en het sturingsmodel zijn vanaf 1 januari jl. beschikbaar, en we gaan hier heel 2026 mee aan de slag. Bedoelde gesprek cyclus start nu."

4: We werken nadrukkelijk aan het aan- en uitspreken op gedrag, feedback geven en ontvangen en een adaptieve houding ten aanzien van nieuwe maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen. Ook werken we intentionaal aan de relatie tussen ambtelijke organisatie en politiek bestuur. Dit zijn geen losse interventies, maar samenhangende elementen van professioneel handelen in een context waarin vertrouwen, maatwerk en rechtstatelijkheid centraal staan.     Zichtbaar leiderschap en voorbeeldgedrag van leidinggevenden zijn hierbij cruciaal om de gewenste cultuurverandering daadwerkelijk te realiseren. Wij betrekken daarom naast alle medewerkers ook de leidinggevenden bij de verandering, niet alleen als opdrachtgever, maar ook als deelnemer en rolmodel, deelnemer aan de eerder genoemde leergang. De Rekenkamer heeft terecht vastgesteld dat het geven en ontvangen van feedback een structurele zwakke plek vormt; hier ligt een duidelijke sleutel voor verbetering.

Toezicht en Handhaving Openbare Orde en Veiligheid Maart 2021

Planning geborgd

september 2026

Er staat een inhuuropdracht voor een beleidsadviseur op de borden. In week 5 wordt het aanbod met ons gedeeld en hopen we dat er een goede kandidaat bij zit die we zsm kunnen aannemen om het handhavingskader met de daarbij horende uitvoeringsplannen te laten schrijven.  Het handhavingsuitvoeringsplan Vitale Vakantieparken wordt maandag 9 februari 2026 in het portefeuilleoverleg besproken en gaat daarna door voor besluitvorming naar het college.

Rekenkamerrapport: Op zoek naar Brede welvaart in Apeldoorn

Planning geborgd

december 2026

Naar aanleiding van het onderzoek is een raadswerkgroep ingesteld. Het doel hiervan is om de kaders voor Brede Welvaart verder te concretiseren, zodat de nieuwe gemeenteraad hierop kan voortbouwen. Dit gebeurt in nauwe samenspraak met het college en de organisatie. Op basis van de opgedane ervaringen heeft het college een aanzet gegeven voor het gezamenlijke gesprek, waaronder een eenduidige invulling van het concept. De opbrengsten uit de werkgroep worden benut om verdere stappen te zetten. Het college heeft hiermee een eerste invulling gegeven, maar verdere uitwerking is afhankelijk van de uitkomsten van de raadswerkgroep en het op te stellen implementatieplan.

Voorspellend vermogen

Wij vragen aandacht voor het verbeteren van het voorspellend vermogen en het realistisch begroten, omdat bijvoorbeeld in het resultaat voor bestemming wel een grote afwijking zit tussen begroot en realisatie.

Kijk kritisch naar het voorspellend vermogen, gezien de ontwikkelingen en grote opgaven.

Ga in gesprek over de huidige P&C-cyclus en afspraken over bijstellingen van de begroting versus mogelijk extra rapportagemomenten en/of bijstellen van de regels voor begrotingswijzigingen.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

Er wordt nog steeds kritisch gekeken naar het voorspellend vermogen door steeds te blijven investeren op de hygiëne van de cijfers (investering data kwaliteit). We koersen op vervanging van het financieel systeem per 1-1-2027 en daar wordt dit in meegenomen. Overigens blijft er dan nog steeds een mate van onvoorspelbaarheid door de financieringen vanuit het Rijk. We zien inmiddels dat (op het totaal) begroting en realisatie dichter bij elkaar liggen. Het realistisch begroten draagt hierin bij. De financiële verordening biedt ruimte om meer begrotingswijzigingen door te voeren. Tot nu toe is Apeldoorn echter terughoudend op dit punt waardoor de verantwoording in de jaarrekening optimaal tot zijn recht komt. Door meer begrotingswijzigingen worden verschillen tussentijds weggewerkt, waardoor afwijkingen tussen (bijgestelde) begroting en jaarrekening geringer worden.

Financiële positie

In het kader van de bezuinigingen moeten er duidelijk afspraken worden gemaakt over hoe de raad geïnformeerd wordt over de gerealiseerde ombuigingen. Geadviseerd wordt hierover ook goede afspraken te maken met het college.

Afdelingshoofd financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

De vastgestelde ombuigingen zijn ingeboekt in de MPB en worden verwerkt in de afdelingsbegrotingen. Afwijkingen bij de realisatie van de ombuigingen worden opgenomen en toegelicht bij de bestuurlijke rapportage en de jaarrekening van het desbetreffende jaar waar de ombuiging is doorgevoerd. Over de nieuw-voor-oud maatregelen uit de MPB 2025-2028 is eind februari een voortgangsbrief gestuurd vanuit het college naar de raad.

Verantwoording programma's

Wij merken dat er veel wordt verantwoord op deelprogrammaniveau. Een beeld op programmaniveau kan zorgen voor inzicht in de stand van zaken op hoofdlijnen.

Een duiding over wat de effecten zijn en wat is bereikt kan worden verbeterd. Daarbij kan meer ingegaan worden op wat het college vindt van de ontwikkeling in kengetallen.

Afdelingshoofd financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

Dit punt wordt meegenomen in het project herijking P&C cyclus. Implementatie met ingang van de MPB 2027 – 2030, op te stellen medio 2026.

Gegevens in jaarstukken

• Wij adviseren een bijlage met investeringskredieten op te nemen om meer informatie te bieden over de besteding van door u vastgestelde investeringskredieten.
• Conform BBV dient in het overzicht van baten en lasten (de programmarekening) de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves te worden opgenomen. In de jaarrekening is enkel de regel 'mutaties reserves' opgenomen.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

juni 2026

In deze jaarstukken is invulling gegeven aan een bijlage investeringen.

In de jaarstukken zijn zowel bij de programma’s als bij de programmarekening de mutaties reserves onderverdeeld in baten en lasten. Hoewel bij het onderdeel “mutaties reserves” niet gesproken wordt over toevoegingen en onttrekkingen is dit wel inzichtelijk in de diverse tabellen.

Aanbestedingen - rechtmatigheid

De onrechtmatigheden in het kader van EU-aanbestedingen zijn een belangrijk aandachtspunt.

De bevindingen worden meegenomen in het onderhanden verbetertraject van de interne beheersing. Het project ‘Grip op inkoop’ en het inrichten van de centrale inhuurdesk, het contractbeheer en -managementsysteem en het centraal contractregistratie systeem ISP-next moet hier positief aan gaan bijdragen. Ook zal Apeldoorn gedurende het komend jaar extra controles op grote dossiers uitvoeren. Dit moet er uiteindelijk toe leiden dat de omvangrijke (en toegenomen) bevindingen op het gebied van inkoop en aanbestedingen gaan afnemen.

Afdelingshoofd Interne dienstverlening

Planning geborgd

december 2026

Bij de toets via de VIC bleek dat de onrechtmatigheden niet in de inkoop/aanbestedingen zitten, maar met name bij de invulling van het contractbeheer en contractmanagementzaken. Grip op Inkoop en het vullen van het ISP-next systeem is hierin een goed hulpmiddel, maar het gemeente breed aandacht geven aan de functies contractbeheer en contractmanagement zal de meerwaarde creëren.

Dit jaar is tijdig de samenwerking met de VIC gezocht om op de steekproefdossiers en via een pareto-analyse op de grootste crediteuren tijdig te kunnen schakelen op completering van dossiers.

Aanbestedingen - proces

In de paragraaf bedrijfsvoering is ook gereflecteerd op de maatregelen die worden getroffen om het proces beter op orde te krijgen (in het kader van het verbetertraject). Het is hierbij belangrijk dat met deze maatregelen nu daadwerkelijk resultaat wordt geboekt en tot structurele verbetering wordt gekomen. Concreet zien wij dit jaar (naast de reeds in afgelopen jaren gerapporteerde aanbevelingen) concrete aandachtspunten in het verbeteren van de archivering van aanbestedingsdocumenten en het beter en tijdig op orde krijgen van de dossiervoering van de aanbestedingsdossiers waardoor conclusies navolgbaar zijn.

Afdelingshoofd Interne dienstverlening

Planning geborgd

december 2026

Het inkoop – en contractbeheer en contractmanagementproces is vastgesteld; er zijn proceseigenaren en procesbeheerders ingesteld. Voor de vulling van ISP next zijn knoppentrainingen en procestrainingen gemaakt en waar posities bemand zijn worden deze trainingen gegeven aan de beheerders en managers van de aangegane inkoopcontracten. Deze beheerders en managers zijn verantwoordelijk voor het compleet maken van de inkoopdossiers.

Risicomanagement

Aandachtspunten risicomanagement:

• implementatie risicobeheersingssysteem voor totaaloverzicht risicovolle projecten (inclusief de niet-concernrisico's)
• aandacht voor concretere onderbouwing risico's op gebied van cyber en klimaat
• pas statistische simulatie toe (bijv Monte_Carlo simulatie)
• investeer in centrale sturing en centraal inzicht (bijv via integrale risicomanager)

Beter beschrijven van de risico’s: een aandachtspunt betreft het concreet beschrijven van waar het risico nu echt in zit. Dit is nu bij een aantal risico’s te summier beschreven.  

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

Er is een geactualiseerde kadernota risicomanagement 2025-2028 door het college en de raad vastgesteld in 2025. De implementatie van de hierin opgenomen wijzigingen vindt momenteel plaats. Eerste verkenning voor de mogelijkheden van het toepassen van de Monte Carlo simulatie heeft plaatsgevonden.

Reserve overlopende projecten

Het proces rondom het instellen, het beheer en het afsluiten van een ROP-project kan nog worden verbeterd. Het proces van totstandkoming van een ROP is zorgvuldig, maar kan subjectief zijn. Wij adviseren het gebruik van de ROP te evalueren.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

Een eerste evaluatie heeft plaatsgevonden en is besproken met de directie. De richtlijnen voor 2025 blijven onveranderd. Eventuele wijzigingen in de richtlijnen worden meegenomen bij de actualisatie van de Nota Reserves en voorzieningen in 2026. Het bestuurlijke proces voor de reserve overlopende projecten bij de jaarstukken 2025 is vervroegd door al in december, na afstemming met de directie, het college een lijst met voorgestelde boekingen te laten vaststellen, zodat dit tijdig verwerkt kan worden in de jaarrekening.

Reserve overlopende projecten en reserve Apeldoorn Ontwikkelt Fonds

Wij adviseren de raad kritisch de specifieke toelichting van beide reserves te beoordelen en het college waar nodig te bevragen of de budgetten daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden. Ook is het belangrijk dit te betrekken in de analyse van de financiële positie.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

Primair is dit een advies aan de raad. Vanuit de organisatie kan het volgende gezegd worden: vanuit organisatie en college wordt kritisch getoetst op de ROP’s. Bij de actualisatie van de Nota reserves en voorzieningen (voorzien eind 2026/begin 2027) zullen ook de spelregels rondom de ROP’s worden geactualiseerd.

Projectmatig werken

Projectmatig werken kan verbeteren via gebruik van specifiek hiervoor geschikte software.

Afdelingshoofd PPIM

Planning geborgd

december 2026

Het projectmatig werken is de backbone van hoe we werken. Het Expertisecentrum faciliteert en stimuleert het werken volgens het APMW. Dit doet zij o.a. door het faciliteren van projectstartups, het geven van trainingen en het toetsen via projectscans. Afgelopen jaar is een verkenning naar tooling geweest, maar hier zijn geen concrete stappen in gezet. Het geeft namelijk spanning met de visie op dienstverlening met het speerpunt van standaardisatie in de ICT-omgeving. Er wordt in 2026 vol ingezet op houding en gedrag omdat we denken dat hier nog stappen in kunnen worden gemaakt.

Subsidies (verstrekt)

Controles bij verstrekte subsidies in 1e lijn vinden onvoldoende zichtbaar plaats.

Afdelingshoofd Interne dienstverlening

Planning geborgd

december 2026

De directie heeft opdracht gegeven om:

1. een uitvoeringsteam subsidie op te richten,
2. processen uitgaande subsidies te (her)ontwerpen en vast te laten stellen door de directie en
3. de subsidieregelingen te bundelen in één regeling.

2025 wordt in projectvorm met alle benodigde disciplines (waaronder VIC) uitvoering gegeven aan deze deelopdrachten. De aanbeveling zal bij de (her)inrichting van de subsidieprocessen en uitvoeringsteam worden meegenomen. Er loopt hiervoor een project genaamd Grip op uitgaande subsidies.

Subsidies (inkomend)

Er is geen centraal inzicht op de volledige verantwoording en de juiste afgrenzing van de ontvangen subsidies.

Afdelingshoofd Concernzaken

Planning geborgd

december 2026

In de 1e lijn nog geen controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de inkomende subsidies. Centralisatie van subsidieaanvragen wordt momenteel afgedwongen door geen e-herkenning meer te verstrekken aan medewerkers voor het aanvragen van subsidie. Hierdoor wordt niet afgedwongen dat alle aanvragen en beschikkingen worden geregistreerd. Daarnaast ontbreekt er een controle of aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan.

In de 2e lijn, worden nog geen controles uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld een aansluitcontrole tussen de inning van de subsidiegelden en de ontvangsten in CODA. Een register waar is opgenomen welke bedragen, op welke tijdstippen als onderdeel van een regeling moeten worden ontvangen, ontbreekt.

De 3e lijn (de VIC) heeft om deze redenen zelf een aantal deelwaarnemingen verricht.

De implementatie (gereed Q3 2025) van het subsidievolgsysteem SVS) zal dit veranderen.

Waardering activa

Wij vragen uw aandacht voor het periodiek taxeren van uw bezit (ook specifiek de strategische gronden).

Afdelingshoofd Vastgoed & Grond

Planning geborgd

december 2025

In het kader van het MPG taxeren wij de gronden en opstallen in de strategische voorraad en opstallen in de grondexploitaties periodiek, dit is onderdeel van de standaardwerkwijze. Ten behoeve van het MPG 2026 is  een ‘Plan van aanpak taxaties in het kader van MVA tbv MPG 2026’ opgesteld, deze wordt jaarlijks geactualiseerd. Dit is een van de stukken die wij ter beschikking stellen aan de accountant.

Verplichtingenadministratie

De organisatie heeft nog niet alle verplichtingen vastgelegd in de verplichtingenadministratie. Verplichtingenadministratie dient verder te worden geoptimaliseerd.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

mei 2026

Vanaf 2026 werken alle afdelingen met ISPNext voor het beheren van de inkoopcontracten. In ISPNext wordt ook de verplichting aangevraagd. We monitoren de voortgang van het gebruik. Tegelijkertijd werken we aan de werkwijze voor 2027 en verder in de werkgroep FIT.

Betaalproces

Bij bankoverschrijvingen en wijzigingen crediteurenstamgegevens altijd countercalls (nabellen) doen met reeds bekende contractpersonen om vast te stellen dat verzoeken niet frauduleus zijn.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

april 2026

Voor het registreren van nieuwe crediteuren en IBAN wijzigingen bij bestaande crediteuren moet altijd eerst het IBAN nummer schriftelijk geverifieerd worden. Wanneer dit een interne betaalopdracht (privé personen) betreft moet de indiener een bewijsstuk aanleveren van de privé persoon die zijn/haar gegevens bevestigt. Ook vindt er een naam/nummer controle plaats binnen BNG.

Bij het doen van handmatige (spoed)betalingen worden de achterliggende stukken gecontroleerd en wordt vóór betaling een naam/nummer controle uitgevoerd. Wanneer de naam van het rekeningnummer afwijkt van de naam op de achterliggende stukken vindt er geen betaling plaats en zal worden overlegd met de indiener.

Prestatielevering

Ontwikkel centraal beleid en procedures voor vastlegging prestatieverklaring.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

In de huidige werkwijze kan de prestatieverklaring op twee manieren plaatsvinden:

Directe PV: de factuur wordt via de workflow in de werkvoorraad van de prestatieverklaarder (PVer) geplaatst. De PVer maakt het ontvangstbewijs aan en legt de prestatie vast.

Indirecte PV: de factuur wordt via de workflow in de werkvoorraad van een indirecte PVer geplaatst, zoals een managementassistent of bedrijfsvoerder. De indirecte PVer stuurt in de workflow een informatieverzoek naar de collega die verantwoordelijk is voor de prestatie van de opdracht. Na akkoord van deze collega maakt de indirecte PVer het ontvangstbewijs aan en legt de prestatie vast.

De per 1 januari 2027 te implementeren werkwijze bevindt zich momenteel in de ontwikkelfase binnen project FIT.

Overlopende passiva

Binnengekomen kostenfacturen in 2025 die betrekking hebben op 2024 zijn ten onrechte niet als verplichting opgenomen per eind 2024.

Dit wordt veroorzaakt door het totaal van facturen die onder de grens van € 20.000 (de grens waarboven de gemeente een verplichting opneemt) blijven. Wij adviseren deze grens te heroverwegen ofwel een meer diepgaande interne controle achteraf uit te voeren op de volledigheid van lasten en schulden.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

juni 2026

Bij de jaarrekening 2025 is er strakker gestuurd op het sneller verwerken van facturen. Dit heeft bij de jaarrekening 2025 niet tot een verbetering geleid. Het sneller verwerken van facturen rondom het jaarrekeningproces blijft onze aandacht houden.

Fiscale aspecten inhuur

Aandacht voor de inhuur inzake de fiscale aspecten (Wet DBA).

Afdelingshoofd Personeel en Organisatie

Planning geborgd

december 2026

Door de directie is het uitgangspunt vastgesteld eind 2025 geheel te voldoen aan de Wet DBA. Gedurende het jaar zijn alle contracten in beeld gebracht en waar mogelijk beëindigd dan wel aangepast. Er zijn nog enkele overloopsituaties.

Voor nieuwe situaties is een werkproces ingericht waarin de inhuurdesk de uitgangspunten bewaakt om te werken conform de wet DBA.

Cybersecurity IT

Actualiseer het patchmanagement en formaliseer dit en beleg verantwoordelijkheid omtrent opvolging kwetsbaarheidsscans in de organisatie.

Afdelingshoofd Informatie

Planning geborgd

december 2025

Als gevolg van de nieuwe NIS2/Cybersecuritywet (naar verwachting van kracht in Q2 2026) heeft in 2025 een nulmeting door een IT-auditor plaatsgevonden. Uit deze nulmeting kwam onder andere naar voren dat veel maatregelen technisch aanwezig en effectief zijn, maar dat de beheersing sterk afhankelijk van individuele teams, expertise, en best-effort werkwijzen. Dit geldt onder meer voor kwetsbaarhedenbeheer. Om te voorkomen dat de beheersing van onder meer kwetsbaarhedenbeheer sterkt afhankelijk van individuele teams expertise en best-effort werkwijzen blijft, wordt in 2026 het kwetsbaarhedenbeheerproces beschreven, worden uniforme werkinstructies voor kwetsbaarhedenbeheer vastgelegd en wordt op reguliere basis over kwetsbaarhedenbeheer gerapporteerd.

IT - derdenverklaring (20a)

Er is geen sprake van een derdenverklaring in relatie tot uitbestede IT processen van TotalLink.

Afdelingshoofd Informatie

Planning geborgd

december 2026

De situatie voor Totallink is onveranderd. Totallink kent geen derdenverklaring voor afnemers. De kosten voor een derdenverklaring zouden in zijn geheel voor de gemeente Apeldoorn komen. Het is ondoelmatig voor de risicobeheersing om deze kosten alleen als gemeente Apeldoorn te dragen.

IT - Geen periodieke controles op toegekende autorisaties en handelingen door accounts met uitgebreide rechten

Afwezigheid van (aantoonbare) periodieke controles van juistheid van accounts, autorisaties en transacties geldt als algemeen aandachtspunt voor alle applicaties binnen de reikwijdte van onze controle. Logging van mutaties door accounts met uitgebreide rechten in Coda en de onderliggende database is wel (deels) aanwezig, echter wordt niet structureel gecontroleerd op kritische handelingen door accounts met uitgebreide rechten.

Afdelingshoofd Informatie

Planning geborgd

december 2025

Logging van mutaties door accounts met uitgebreide rechten in Coda en de onderliggende database is wel (deels) aanwezig, echter wordt niet structureel gecontroleerd op kritische handelingen door accounts met uitgebreide rechten. In 2026 wordt nader onderzocht of hier wellicht een periodieke controle op ingericht kan worden.

LIAS

Zorg voor wijzigingsprocedure Lias op de aansluiting van gegevens tussen Coda en Lias.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

april 2026

Wijzigingen kunnen alleen door 2 functioneel-beheerders worden aangebracht. De opdracht hiertoe kan door 2 coördinatoren worden verstrekt. Bij de maandafsluiting wordt de aansluiting gemaakt en vastgelegd. Vastlegging van de procedure wordt uitgewerkt in een werkgroep binnen multiproject Financien in transitie (FIT).

Centrale registratie van nevenfuncties

Wij adviseren u om een centrale registratie van nevenfuncties met bijbehorend proces in te richten en periodiek de juistheid en volledigheid van deze registratie te laten (her)bevestigen.

Afdelingshoofd Personeel en Organisatie

Planning geborgd

december 2026

Actualisatie van het beleid vindt plaats. Er is centrale registratie van politieke ambtsdragers en specifiek aangewezen personen. Medewerkers wordt gevraagd naar nevenwerkzaamheden bij indiensttreding en dit wordt geregistreerd in het personeelssysteem en personeelsdossier. Periodieke toets of herbevestiging vindt niet plaats. Dit aandachtspunt wordt onderzocht.

Personeelsmutaties

Tref waarborgen voor de volledigheid van de personeelsmutaties; het is mogelijk om handmatig personeelsmutaties door te voeren in het systeem; onderzoek de mogelijkheden om de workflow in YouForce technisch af te dwingen en als dat technisch niet mogelijk is, het advies om periodiek een uitdraai van de salarismutaties te maken en deze (zichtbaar) aan te sluiten op de lijst gecontroleerde mutaties.

Afdelingshoofd Interne Dienstverlening

Planning geborgd

december 2026

De al genomen beheersmaatregelen zijn naar ons inzicht voldoende. In 2025 werd elke 4 maanden een overzicht van de mutaties aangeleverd aan de Verbijzonderde Interne controle. Zij vroegen dan de achterliggende stukken op van een aantal mutaties en van een aantal medewerkers die in de betreffende periode in- en uit dienst zijn gegaan. De steekproef is in heel 2025 gedaan door VIC. Voor 2026 hebben we een andere afspraak gemaakt met de VIC. We gaan maandelijks een mutatieoverzicht aanleveren en een overzicht van de medewerkers die in- en uitdienst zijn gegaan.

Ontwikkeling VIC

Investeer in ontwikkeling VIC met duidelijke koers / stip op de horizon

Afdelingshoofd Concernzaken

Planning geborgd

december 2026

Aan die rolzuiverheid wordt gewerkt met toepassing van het zogeheten 3-lijnenmodel. Bij elk controlerapport wordt die ontwikkeling meegenomen.

GRC-tool

Het gebruik van een GRC-tool door de gehele organisatie kan bijdragen aan betere

informatievoorziening en samenwerking door handmatige werkzaamheden en controles worden geautomatiseerd.

Afdelingshoofd Financiën en Control

Planning geborgd

december 2026

Op dit moment is opdracht geformuleerd en projectovereenkomst opgesteld en akkoord. Volgende stap is het aanstellen van een projectleider die een projectplan opstelt en aan de slag gaat moet voorbereiding, inrichting en implementatie. Uiterlijk aan het eind van Q1 gaan we hiermee van start.

Fraude

Concretiseer uitvoering fraudepreventieprogramma en actualiseer frauderisico-analyse.

Afdelingshoofd Concernzaken

Planning geborgd

december 2025

De ‘Nota Interne Beheersing Fraude’ (looptijd 2023-2026). Er is voorafgaand aan het auditplan VIC 2025 beoordeeld of de in de nota opgenomen frauderisicoanalyse en uitgangspunten nog aansluiten op de actuele situatie. Dat is het geval. Voor het auditplan is een frauderisico-analyse opgesteld, geactualiseerd waar nodig en geconstateerd dat er geen wezenlijk ander fraudebeeld is ontstaan dan in de nota beschreven.

In de uitvoering van de interne controleprogramma's van de VIC is bij de parkeeropbrengsten wel als bevinding opgenomen dat specifieke fraudebeheersing voor contante geldstromen moet worden geïmplementeerd, inclusief functiescheiding, afstortcontrole, logging en periodieke monitoring, inclusief surprise counts en managementreview.

In 2026 zullen we contante geldstromen als bijzonder aandachtspunt in het auditplan opnemen.

Aanlevering t.b.v. (interim)controle door PWC

Veel VIC-dossiers, aanbestedingen en begrotingsrechtmatigheid zijn niet tijdig opgeleverd en op onderdelen van onvoldoende kwaliteit. Hierover is weliswaar openlijk met ons gecommuniceerd, maar dit zorgt wel voor een langere doorlooptijd van het proces. Het is belangrijk te beoordelen op welke wijze Apeldoorn dit structureel gaat borgen zodat de kwetsbaarheid wordt verminderd. Wij begrijpen dat dit o.a. zit in het vergroten van de VIC-capaciteit en zorgen dat in de brede organisatie betere documentatie beschikbaar is.

Afdelingshoofd Concernzaken

Planning geborgd

maart 2026

In 2025 is dit aanzienlijk verbeterd. De accountant constateert in de bestuursbrief 2025 over de bevindingen van de interim-controle dat "dit jaar positieve stappen zijn gezet in de versterking van de VIC. Zo is er geïnvesteerd in de capaciteit van de VIC. Daarnaast is er vanuit de VIC een audit jaarplan opgesteld. Wij merken dat deze basis leidt tot een meer tijdige en gestructureerde oplevering."