Openbaarheidsparagraaf

Openbaarheid en Wet open overheid (Woo)

Per 1 januari 2027 moeten bestuursorganen voldoen aan de inspanningsverplichtingen van de Wet open overheid (Woo). Deze wet heeft twee hoofddoelen:

1. Het actief openbaar maken van overheidsinformatie uit de 11 verplichte informatiecategorieën.
2. Het op orde brengen van de informatiehuishouding.

In 2025 heeft de gemeente Apeldoorn belangrijke stappen gezet richting deze wettelijke verplichtingen. De focus lag op het vergroten van de actieve openbaarmaking, het verstevigen van het proces rondom de Woo-verzoeken en het verbeteren van de gemeentelijke informatiehuishouding.

De Woo en het informatiebeheer heeft grote raakvlakken met de iVisie. Met de vaststelling van de iVisie heeft de raad gekozen voor een moderne, transparante en betrouwbare overheid. De implementatie van de Wet Open Overheid (Woo) is hierbij een belangrijke stap. Transparantie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook cruciaal voor het vertrouwen van inwoners en ondernemers in onze dienstverlening. 

Apeldoorn werkt aan een stevig fundament voor informatiebeheer. Ook is een project gestart gericht op de inrichting van een integraal bestuurlijk besluitvormingsproces met één ondersteunend informatiesysteem voor de raad, griffie, bestuur, directie en de ambtelijke organisatie. Daarnaast richten we een beheerorganisatie in die afdelingen ondersteunt bij duurzaam en consistent documentbeheer. Voor inwoners en ondernemers betekent dit betere toegang tot informatie. Voor de raad biedt het de zekerheid dat de gemeente voldoet aan wettelijke kaders en transparant handelt. Met deze stappen brengen we de ambities van de iVisie dichterbij en versterken we het fundament voor een moderne en dienstverlenende gemeente.

Gedurende 2025 is de landelijke VNG meerjarenplanning gevolgd en zijn in fases stappen gezet richting volledige naleving.

Reeds openbaar gemaakte categorieën tot en met 2025:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften
• Overige besluiten van algemene strekking
• Organisatie en werkwijze
• Bereikbaarheidsgegevens
• Vergaderstukken raad
• Woo-verzoeken

De gemeente heeft in 2025 voorbereidingen getroffen voor de publicatie van de resterende categorieën, die uiterlijk op 1 januari 2027 openbaar moeten zijn:

• Bestuursstukken
• Convenanten
• Onderzoeken
• Beschikkingen
• Klachten

Voortgang Implementatie Woo #InfoOpOrde

In 2025 heeft de gemeente Apeldoorn binnen het project Woo #InfoOpOrde concrete stappen gezet op drie fronten:

1. Implementatie Woo: Het publicatieproces is verder verbeterd. Het anonimiseringsproces is heringericht, waardoor de doorlooptijd van publicaties is verkort. Daarnaast is het publicatieplatform afgerond, zodat de gemeente voorbereid is op de publicatie van de resterende categorieën. Ook is gestart met de gefaseerde publicatie van categorieën die nog niet openbaar waren.
2. Informatiehuishouding op orde: Er zijn inventarisaties uitgevoerd en informatiebeheerplannen per afdeling geactualiseerd en geïmplementeerd. De migratie van netwerkmappen naar Teams is in gang gezet, met zorg voor een procesgerichte aanpak. Gemeentebreed zijn uniforme richtlijnen voor archiveren en beheren ingevoerd, evenals uniforme werkafspraken. De eerste stappen zijn gezet om per afdeling een informatiebeheerplan te implementeren. Archiefmappen uit het netwerk zijn inmiddels verhuisd naar Teams of voorbereid om later opgeschoond, gearchiveerd of vernietigd te worden. Daarnaast is er een voorstel gedaan voor een structurele beheerorganisatie, InfoOpOrde, zodat afdelingen blijvend ondersteund worden bij hun informatiebeheer.
3. Doorontwikkeling informatielandschap: Het zaaksysteem is verder ingericht en ontwikkeld. Generieke voorzieningen zoals SmartDocuments zijn verbeterd en er zijn koppelingen gemaakt met het zaaksysteem en Teams en ValidSign.

Voortgang Bestuurlijk Informatieproces (BIP)

Het BIP wordt doorontwikkeld voor kwaliteit, uniformiteit en transparantie in college ‑ en raadsstukken.

Het uitgangspunt van deze ontwikkeling is: We leveren kwalitatief goede stukken die volgens een standaard proces eenvoudig kunnen worden geagendeerd en gepubliceerd. Het proces is inzichtelijk, efficiënt, bindend, met een duidelijke rolscheiding en is rechtmatig en transparant.

In twee projecten werken we aan realisatie van eerdergenoemde uitgangspunten en doelen:

• Ontwerp van het bestuurlijk informatieproces
• Koppeling en inrichting van de systemen

In 2025 zijn we gestart met:

• Het functioneel ontwerp voor de inrichting en realisatie van de ondersteunende systemen, zoals Djuma, iBabs en Parlaeus.
• Procesverbeteringen voor standaardisatie en kwaliteitsborging.

Bewustwordingscampagne

In het kader van de Woo is er een bewustwordingscampagne opgezet gericht op houding en gedrag van medewerkers. We hebben niet alleen ingezet op het ontwikkelen en communiceren van procedures en hulpmiddelen, maar vooral aandacht besteed aan de noodzakelijke gedragsverandering die de Woo vereist door middel van trainingen, nieuwsberichten, demo’s, instructiefilmpjes, handreikingen, communicatie over nieuwe werkafspraken.

Concreet hebben we medewerkers actief bewust gemaakt van het belang dat:

• Bepaalde overheidsinformatie altijd transparant en openbaar moet zijn voor inwoners;
• Bewustwording dat openbaarmaking impact heeft op de manier waarop we werken, zoals dossiervorming, vastleggen van besluiten en archiveren.
• Het niet, onjuist of te laat publiceren van overheidsinformatie gevolgen heeft, bijvoorbeeld bij de afhandeling van Woo-verzoeken.