Bedrijfsvoering

Inleiding

In de jaarrekening 2025 is een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Dit gebeurt in een voorgeschreven format. In de rechtmatigheidsverantwoording staan enkel de afwijkingen die de verantwoordingsgrens overschrijden. De rapporteringsgrens is door de raad vastgesteld op € 300.000. In deze paragraaf staan alle afwijkingen boven die rapporteringsgrens met een toelichting en de verbetermaatregelen die worden getroffen om dat in de toekomst te voorkomen. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Hieronder gaan we daar per criterium verder op in.

Begrotingscriterium

De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium).” 

Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten:

1. de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt,
2. toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld, en
3. als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen heeft aangepast. 

In artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet is bepaald dat ten laste van de gemeente lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Hogere dan in de (bijgestelde) begroting opgenomen lasten en daarmee samenhangende balansmutaties zijn dan ook altijd onrechtmatig. Ook als deze overschrijdingen tijdig zijn gemeld, maar een begrotingswijziging is niet vastgesteld, zijn deze overschrijdingen in de jaarstukken onrechtmatig.

Voor overschrijdingen van de baten – evenals voor de onderschrijdingen van lasten en investeringen - geldt dat deze alleen als onrechtmatig worden beschouwd indien afwijkingen gedurende het begrotingsjaar wel al bekend zijn of behoorden te zijn bij de ambtelijke organisatie/college, maar niet tijdig tot een aanpassing van de begroting hebben geleid of tijdig aan de raad zijn gemeld.

Het is het mogelijk om vooraf afspraken te maken tussen de gemeenteraad en het college van B&W welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel).

Over- en onderschrijdingen van baten, lasten en kredieten (investeringsbudgetten) worden onder bepaalde omstandigheden als “acceptabel” en/of als “tijdig gemeld” beschouwd. Wat tijdig concreet betekent, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de Gemeenteraad en het College van B&W. Deze spelregels zijn nu in de financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet opgenomen. Samengevat: 

• Een overschrijding van lasten en investeringsbudgetten ten opzichte van de vastgestelde begroting is altijd een begrotingsonrechtmatigheid, ook als deze tijdig is gemeld. In de rechtmatigheidsverantwoording kan wel worden aangegeven welke overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) op basis van vooraf vastgesteld beleid als acceptabel worden aangemerkt. Deze worden dan niet verder toegelicht. 
• Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Dit tijdig melden raakt immers ook het directe budgetrecht en daarmee de kaderstellende rol van de raad. De raad had namelijk op basis van tijdig verstrekte informatie (mogelijk) een aanvullend (ander) besluit kunnen nemen. Ook het melden bij de jaarrekening is als tijdig aangemerkt.

Bij de begrotingsonrechtmatigheid wordt gekeken naar alleen de overschrijdingen op de lasten, en waar nodig de onderschrijding op de baten. Bij de beoordeling van de begrotingsonrechtmatigheid wordt er gekeken naar de stand van het programma, waarbij geen rekening wordt gehouden met de reservemutaties.

Uit bovenstaand schema blijkt dat de lasten met een bedrag van € 19,6 miljoen zijn overschreden (betreft programma 1 en 4 ). Daarnaast veroorzaakt een overschrijding van € 2,2 miljoen aan investeringskredieten een begrotingsonrechtmatigheid van € 2,2 miljoen, waarvan € 0,8 miljoen reeds eerder aan de raad is gemeld.

Conclusie

De begrotingsonrechtmatigheid bedraagt in totaal € 21 miljoen. Hiervan is € 20,4 volgens de afspraken uit de financiële verordening acceptabel. Hiermee resteert € 0,6 miljoen begrotingsonrechtmatigheid die niet acceptabel is.

Verbetermaatregelen

Niet van toepassing. 

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Deze wet- en regelgeving is opgenomen in het door de raad vastgestelde normenkader. Dit normenkader is doorvertaald in een toetsingskader dat de basis is voor de werkprogramma’s van de verbijzonderde interne controle. Voor 2025 zijn de volgende processen op basis van financiële omvang, dan wel vanwege de aanwezigheid van een verhoogd (fraude)risico in scope:

• personeel en salarissen,
• inkoop en aanbestedingen,
• factuurafhandeling en betalingen,
• subsidies en overige geldoverdrachten (inkomend en uitgaand),
• grondexploitatie,
• parkeeropbrengsten,
• huren en pachten,
• memorialen,
• treasury en overige balansposten,
• sociale zaken,
• jeugd en Wmo.

Naar aanleiding van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle (VIC) zijn er afwijkingen geconstateerd. Deze worden hieronder beschreven. Veelal zijn die ook al gesignaleerd vanuit de eerste lijn of tweede lijn en zijn die gemeld bij de medewerkers van de VIC, zodat zij de impact van de fout kunnen beoordelen. Naast deze controle worden door de VIC ook aanvullende, gegevensgerichte controles uitgevoerd.

De interne controles op inkoop en aanbestedingen zijn geïntensiveerd.
De VIC heeft de inkopen in het jaar 2025 getoetst aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de aanbestedingswet. Daaruit zijn net als vorig jaar diverse bevindingen naar voren gekomen maar nu veel kleiner in aantal en omvang. De controle over het jaar 2025 is diepgaander geweest dan vorig jaar vanwege de geconstateerde tekortkomingen in 2024. Dat is gedaan om zo meer zekerheid te verkrijgen. De geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden hieronder toegelicht.

Doorloop voorgaande jaren (€ 2,8 miljoen) 

a.   Zorgkosten(€ 740.112) 

b.   Aanschaf en onderhoud pompen (€ 214.890)

c.   Onderhoudscontract technische installaties Omnisport (€ 57.056)

d.   Storingen en onderhoud riool (€ 82.019)

e.   Explosieve opruiming (€ 780.809)

f.   Advocaatkosten (€ 252.500)

g.   Diverse abonnementen (€ 79.377)

h.   Telecom (€ 91.930)

i.   Inhuur flexibele arbeidskrachten stedendriehoek (€ 506.786)

Onrechtmatigheid 2025 (€ 651.750) 

De interne controle van crediteuren 2025 levert de volgende bevinding op.

a.   Postdiensten (€ 651.750 )

Conclusie

Wat we over de gehele linie hebben wij geconstateerd dat: 

1. er in een aantal gevallen afgeweken wordt van ons inkoopbeleid bij het kiezen van de aanbestedingsprocedure. Deze constatering zien wij voornamelijk bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen die conform ons inkoopbeleid meervoudig onderhands aanbesteed moeten worden.
2. bij een aantal contracten, die conform de afspraken in het contract schriftelijk verlengd moeten worden, deze schriftelijke verlenging ontbreekt in het inkoopdossier.
3. ondanks de afspraak dat inkopen > € 10.000 een verplichting en een contract tot gevolg hebben, er toch inkopen > € 10.000 gedaan worden zonder verplichting of contract.
4. voor 3 opdrachten de aankondiging van de opdracht ontbreekt op Tenderned.
5. voor de bevindingen uit voorgaande jaren aan het management is geadviseerd om in 2026 te onderzoeken of de onrechtmatigheden opgelost kunnen worden. Dit advies wordt overgenomen.

Verbetermaatregelen 

Het project Grip op Inkoop is mede bedoeld de kans op onrechtmatigheden bij inkoop en aanbestedingen aanzienlijk te verkleinen. De volgende maatregelen zijn genomen en/of onderhanden: 

1. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is afgesproken dat bij alle inhuur- en ICT bij vragen er contact moet zijn met team inkoop/inhuur. In de geactualiseerde trainingsmodule komt dit ook aan de orde en we promoten dat deze training ook op afdelingsniveau gegeven kan worden.
2. In de eindpresentatie Grip op Inkoop en Grip op Inhuur is aan zowel de auditcommissie, als aan de bedrijfsvoeringstafel het drie lijnen model nogmaals toegelicht, ook met het oog op Grip op Contracten.
3. Voor constatering 2 wordt de zelfde maatregel opgenomen als bij constatering 2.
4. Voor de aanbestedingen die doorlopen zijn in Negometrix en Mercell is deze stap in enkele gevallen minder goed te herleiden. We hebben eind 2024 afscheid genomen van deze platformen. In TenderNed is het een verplichte stap bij gegunde opdrachten, wanneer een aanbesteding afgerond wordt in TenderNed dus hier doet dit probleem zich niet meer voor.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium  

Het gaat hierbij om derden die misbruik of oneigenlijk gebruik maken van de gemeentelijke regelingen. Bij misbruik is sprake van het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens door derden met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen te betalen. Het betreft hier een bewuste misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Dit soort misbruik kan gezien worden als een actie om je onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Overigens is niet elke misstap meteen misbruik. Zo is bij fouten meestal geen sprake van een opzettelijke handeling. Daar wordt bijvoorbeeld in het kader van de uitvoering van de Participatiewet in “het goede gesprek” uitdrukkelijk rekening mee gehouden.
Van oneigenlijk gebruik is sprake als derden (rechts-)handelingen aangaan om overheidsbijdragen te verkrijgen of te lage heffingen te betalen, terwijl dat eigenlijk niet onze bedoeling is. In dit geval weliswaar in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

De beoordeling is gericht op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 
De toetsing heeft plaats gevonden binnen de verbijzonderde interne controles. Tijdens deze controles is geen misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.

Terugvorderingen binnen het Maatschappelijk Domein

In de kadernota rechtmatigheid 2025 staat dat geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en het opleggen van sancties niet meer in de rechtmatigheidsverantwoording hoeft te worden opgenomen. De jaarrekening is in deze situatie immers getrouw en de financiële effecten van het misbruik zijn tenietgedaan. Wel moet via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Op grond daarvan is de volgende informatie relevant.

Er is in 2025 een bedrag van € 262.796 geboekt als terugvordering in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het gaat om de inkomensregelingen (algemene bijstand, Ioaw/z, TOZO, Sociaal vangnet en TONK) naast overige uitkeringen (Bbz, Loonkostensubsidie, wet kinderopvang, Participatiewet, Wmo, Oekraïne, Wet inburgering). Hoofdbestanddeel betreft algemene bijstand. Het betreft terugvorderingen waarvoor de gebruikelijke beheersmaatregelen actief zijn. Daarnaast zijn er ook gelden gerelateerd aan misbruik en oneigenlijk gebruik die naar verwachting niet meer zijn terug te vorderen. Deze komen ten laste van de voorziening debiteuren.

Verbetermaatregelen

Niet van toepassing.

Zie ook de bijlage 'Opvolging van aanbevelingen  '.

Fraude

In 2023 heeft het college een nota interne beheersing fraude vastgesteld. Fraude is het opzettelijk misleiden van personen, bedrijven of de overheid. Zaken worden anders voorgesteld dan ze zijn om een voordeel te behalen ten koste van anderen. Daaronder valt zowel interne fraude (door eigen personeel en bestuur) als fraude door derden. In de praktijk is dat onderscheid overigens niet altijd helder te maken. De kans op fraude wordt bepaald door 3 factoren, te weten prikkels en druk, gelegenheid en rationalisatie.

1. Er is in 2025 een vernieuwde frauderisicoanalyse uitgevoerd resulterend in een frauderisicotabel. De voornaamste risico's die hieruit volgen zijn: 1. Het risico dat er betalingen plaatsvinden voor niet aan de gemeente geleverde goederen en diensten of 2. de betaling aan een onjuist persoon. 

2. Management override; het risico dat interne beheersingsmaatregelen worden doorbroken door het management. 

3. Zorgprestaties zijn niet (volledig) geleverd. 

De frauderisico analyse is toegepast op alle processen / posten die betrekking hebben op de jaarrekening 2025. Frauderisico’s zijn daarmee geïntegreerd in de reguliere verbijzonderde interne controles. De uitkomst van deze analyse is inzicht in frauderisico's en prioritering van deze risico's om te bepalen welke posten / (deel) processen voorrang hebben in de controle aanpak 2025. De frauderisicotabel is in 2025 niet gewijzigd ten opzichte van het vorige jaar.
Voor de belangrijkste risico’s is vastgesteld dat er beheersingsmaatregelen zijn getroffen en bij de Verbijzonderde Interne Controle wordt de werking binnen de reguliere IC-programma's getoetst.
Bij fraude kan sprake zijn van samenloop met ondermijning. Door inzet van de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) kan een gemeente voorkomen dat er onbedoeld wordt meegewerkt aan misbruik van vergunningen, subsidies, vastgoedtransacties of aanbestedingsopdrachten.

In 2025 zijn geen fraudegevallen bekend geworden. O.a. zorgfraude wordt actief preventief opgepakt en waar nodig repressief bestreden. Het dossier inzake de zorgleverancier Karakter is nog altijd onderwerp van gesprek en onderzoek en dus nog niet afgerond.

Wel is vanuit de VIC een significant risico opgenomen op contante geldstromen binnen de organisatie. Er is door de VIC in het proces van de parkeeropbrengsten geconstateerd dat sprake is van een structureel verhoogd frauderisico in de contante geldstromen. Er is geen consequente functiescheiding bij contante afstortingen, logging en monitoring van handelingen zijn beperkt en specifieke beheersmaatregelen voor dit risico ontbreken. Het beleggen van verantwoordelijkheden is niet overal expliciet vastgelegd. Dit leidt tot een verhoogd risicoprofiel dat niet past bij de omvang en zichtbaarheid van deze opbrengsten.  

Integriteit

De Integriteitscommissie heeft in 2025 vier integriteitsmeldingen ontvangen van medewerkers. Van de vier meldingen was er één niet vatbaar voor onderzoek en waren er twee kwesties waarin de commissie geen rol hoefde te spelen. Deze zijn afgewikkeld door het lijnmanagement en er zijn passende maatregelen getroffen. In één zaak heeft de commissie onderzoek gedaan en is vastgesteld dat er geen sprake was van een integriteitsschending. 

In totaal zijn er in 2025 vijf disciplinaire maatregelen opgelegd aan medewerkers in de vorm van een schriftelijke waarschuwing.