1. De dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente is solide en betrouwbaar en we voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Bedrijfsvoering ondersteunt effectief de realisatie van de doelen van de gemeente. | ||
xxx | ||
| De dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente is solide en betrouwbaar en we voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Bedrijfsvoering ondersteunt effectief de realisatie van de doelen van de gemeente. Belangrijk daarbij is dat inwoners, ondernemers en organisaties één gemeente ervaren. Standaardisatie en eenvoud vormen onze basis.
|
|
|---|---|---|
Wat hebben we bereikt in 2025?
| In 2025 hebben we hard gewerkt om de interne en externe dienstverlening te verbeteren. De projecten Grip op inkoop en Grip op inhuur zijn gerealiseerd. Hieronder gaan we in op een aantal in het oog springende ontwikkelingen van 2025.
Privacy risico’s terugbrengen en voldoen aantoonbaar aan geldende wet- en regelgeving In 2025 is verder ingezet op het borgen van verschillende privacyprocessen en -procedures binnen de organisatie. Zo is er een procedure vastgesteld voor het behandelen van onder andere inzageverzoeken en verwijderverzoeken die organisatiebreed werkt. Ook andere processen en procedures zoals de datalekprocedure en een proces voor het uitvoeren van DPIA’s is verder uitgewerkt. Op deze manier zetten wij in op verdere standaardisering van onze processen en procedures wat de efficiëntie ten goede komt. Ook het verwerkingsregister is eind 2025 geactualiseerd waardoor wij voldoen aan onze wettelijke verplichting op dit vlak. Privacy is onderdeel van de bezuinigingsopgave van de gemeente. De capaciteit binnen het team is beperkt en daarom wordt de focus gezet op de grootste risico’s en belangrijkste projecten. Daarnaast zijn in 2025 de projectmatige verbeteractiviteiten rondom de Wet politiegegevens (Wpg) afgerond. Processen zijn geborgd binnen de verantwoordelijke afdelingen en DPIA’s (risicoanalyses) zijn uitgevoerd. In 2025 is een externe audit uitgevoerd over 2021-2024 en een interne audit over 2025. Zowel de externe als de interne audit laten grote verbeteringen zien ten opzichte van eerdere audits. Verdere maatregelen om de Wpg (blijvend) te borgen worden genomen binnen de verantwoordelijke afdelingen. Het resultaat van de externe audit bieden wij aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de gemeenteraad aan.
Voldoen aan de in de Archiefwet gestelde eisen Om meer grip te krijgen op de gemeentelijke informatiehuishouding en de basis beter op orde te brengen en te houden zijn verschillende initiatieven in gang gezet. Projectgroep Informatie Op Orde (IOO) inventariseert per afdeling hoe informatie beter beheerd en opgeslagen kan worden. Daarnaast is een voorstel voorbereid voor het inrichten van een beheerorganisatie informatiebeheer om zo op het operationele en tactische vlak meer kennis en kunde binnen de organisatie te borgen en daardoor meer in control te komen op het informatiebeheer. Verder hebben we in 2025 een begin gemaakt om naast de reguliere vernietigingen van analoge en digitale bestanden ook de achterstanden in met name het analoge archief rechtmatig uit te voeren. Tenslotte zijn in 2025 de kwartaaloverleggen met CODA Archief geïntensiveerd naar maandelijkse overleggen. Op deze manier houden we toezicht op de voortgang van de overeengekomen prestatieafspraken en de besteding van de door de Stichting Apeldoorns Archief (SAA) ter beschikking gestelde gelden.
Beveiligingsrisico’s terugbrengen en voldoen aantoonbaar aan geldende wet- en regelgeving in relatie tot informatiebeveiliging Naast het op peil houden of, waar nodig, verbeteren van de informatiebeveiliging, lag in 2025 ook de focus op het anticiperen op de aankomende Cyberbeveiligingswet (NIS2) die naar verwachting in Q2 2026 van kracht zal gaan. Deze wet stelt meer en hogere eisen aan de beveiliging van informatie. Om te beoordelen in hoeverre we al aan de eisen uit deze wet voldoen, heeft de gemeente een onafhankelijke IT-auditor de opdracht gegeven een onderzoek (gap-analyse) uit te voeren. De eindresultaten hiervan verwachten we in Q1 2026, waarna planmatige gestuurd zal worden op het voldoen aan de gestelde eisen uit de Cyberbeveiligingswet. De Cyberbeveiligingswet benadrukt o.a. het belang van bedrijfscontinuïteit, de beveiliging van Operationele Technologie (OT) en risicomanagement. Onze inwoners mogen er vanuit gaan dat onze dienstverlening beschikbaar is. Een goede voorbereiding op potentiële ernstige verstoringen van de dienstverlening verkleint de impact van de verstoring en maakt snel herstel van de dienstverlening mogelijk. In 2025 zijn opnieuw stappen gezet om nog beter voorbereid te zijn op grote verstoringen in de dienstverlening. We hebben waar mogelijk continuïteitsvoorzieningen ingericht voor onze kritische bedrijfsprocessen, zodat we ze na een verstoring weer snel kunnen herstellen. Ook is in 2025 een grotere crisisoefening voorbereid met als scenario de afhandeling van een cyberaanval. De oefening heeft in Q1 2026 plaats gevonden. Een aantal in 2025 geplande verbeteracties nemen we mee naar 2026. Om de coördinatie van de uitvoering van het Bedrijfscontinuïteitsbeleid te verstevigen is dit vanaf 2026 belegd bij de ‘coördinator bedrijfscontinuïteitsmanagement’. Tenslotte is in 2025 door de raad extra budget beschikbaar gesteld ten behoeve van de beveiliging van Operationele Technologie (OT) (o.a. riolering/gemalen/pompen, verkeersregelinstallaties, camera’s). Dit budget zal vanaf 2026 ingezet worden voor de werving van vakinhoudelijke expertise ter ondersteuning bij de beveiliging van OT-systemen. Voor het voldoen aan de nieuwe wetgeving is de invoering van risicomanagement een belangrijke randvoorwaarde. In 2025 is een project gestart om risicomanagement integraal in te richten voor de vakgebieden concerncontrol, privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer. Dit project zal in 2026 worden afgerond.
Werkplekken We zien dat medewerkers weer vaker naar het stadhuis komen voor het werk. Hierdoor, en doordat we als organisatie in de afgelopen jaren zijn gegroeid in aantal medewerkers, zijn uitdagingen in onze huisvesting ontstaan. Deze vereisen creativiteit en afspraken over hoe we met de beschikbare ruimte omgaan. Een adviesbureau heeft in 2025 een functioneel ontwerp opgesteld. Dit vormt de basis voor verdere technische en bouwkundige uitwerking. We werken daarmee toe naar een toekomstbestendig huisvestingsconcept waarbij we de druk op vergader- en werkplekken verminderen.
Tegelijkertijd faciliteren we het plaats-onafhankelijk werken onverminderd. Voor het project De Moderne Digitale Werkplek worden op alle gedefinieerde sporen (ontdubbeling applicatieplatform / uitfasering Citrix, standaardisatie werkplek-devices en uitrol Microsoft 365 Teams, Onedrive & Sharepoint) de nodige meters gemaakt en zijn de eerste concrete resultaten opgeleverd. Zo is besloten om de Fairphone als standaard smartphone in te zetten in de hele organisatie en is gestart met de uitrol hiervan. Daarnaast zijn de eerste datamigraties van de schijf naar Microsoft 365 Onedrive doorgevoerd en worden er trainingen in het gebruik van Microsoft 365 applicaties gegeven. In 2025 hebben we verschillende stappen gezet in de uitvoering van de gemeentelijke visie op dienstverlening 2023-2026 ‘Ik ben er voor jou!’. We hebben de gemeentelijke kanaalstrategie 2025-2028 ‘Bouwen aan vertrouwen’ ontwikkeld. Met de kanaalstrategie beschikt de organisatie nu over een gedeelde koers voor samenhangende dienstverlening via alle interactiekanalen (zoals balie, telefoon, website, e-mail). De uitvoering van de kanaalstrategie bevindt zich in de startfase. We zijn begonnen met de Apeldoornse serviceformules, die de kaders vormen voor de inrichting van elk product en elke dienst. Common Ground, landelijke standaarden en samen organiseren geven steeds meer richting aan hoe gemeenten gezamenlijk werken aan digitale dienstverlening. Deze beweging sluit goed aan bij de Apeldoornse ambitie om gegevens beter te verbinden en inwoners meer regie te geven via Mijn Apeldoorn, onder meer door te werken aan een integraal inwonerbeeld. Daadwerkelijk verder bouwen aan deze ambitie zou voor Apeldoorn mogelijk worden met het lidmaatschap van de coöperatieve vereniging Dimpact. We hebben een analyse uitgevoerd om vast te stellen in hoeverre onze manier van klachtbehandeling voldoet aan de klachtenregeling gemeente Apeldoorn en het wettelijk kader (Awb). De bevindingen hebben we gebruikt om prioriteiten te formuleren voor acties in 2026, namelijk: de aanbevelingen en verbeterpunten worden geagendeerd, de procesbeschrijving wordt aangepast aan de klachtenregeling, en de klachtencoördinator analyseert de uitkomsten en rapporteert de geleerde lessen aan de organisatie en bestuursorganen. Op het gebied van begrijpelijke taal hebben we trainingen georganiseerd en zijn brieven en webteksten getoetst door het testpanel laaggeletterdheid. De licentie van de klinkende taal tool is voor één jaar verlengd (tot augustus 2026). Wel met minder licenties aangezien een inventarisatie onder de gebruikers heeft opgeleverd dat ruim de helft inmiddels Copilot gebruikt bij het (her)schrijven van brieven. Daarom hebben we na verkenning besloten om voor 2026 trainingen aan te bieden ‘duidelijk schrijven mét AI’. Ook hebben we veelgebruikte productpagina’s vertaald naar het Engels en hebben we verkend welke technische mogelijkheden er in 2026 beschikbaar komen voor bredere meertalige ondersteuning binnen het nieuwe CMS (Content Management Systeem ten behoeve van websitepublicaties). De digitale toegankelijkheid van Apeldoorn.nl hebben we verder verbeterd door optimalisatie van content. Daarnaast hebben we het aantal ontoegankelijke documenten met ca. 10 procent teruggebracht door oude documenten te verwijderen of te actualiseren en gelijk aan te passen (op een totaal van 800 documenten). Organisatiebrede afspraken over bereikbaarheid en tijdigheid hebben we geborgd en afdelingen zijn actief aan de slag gegaan met het verbeteren van reactietijden. We zien organisatiebreed vooruitgang, al halen we de gestelde normen nog niet altijd. Onderzoeken naar telefonische bereikbaarheid en digitale reactiesnelheid bevestigen waar verdere verbetering mogelijk is. De uitkomsten zijn besproken en leiden tot vervolgacties. Het Klantcontactcentrum heet sinds 1 december 2025 het Contactcentrum, in lijn met onze visie op dienstverlening. De gemeente heeft immers geen klanten, maar werkt voor inwoners, ondernemers en organisaties. We hebben gewerkt aan de positionering van het Contactcentrum als centrale ingang voor al het contact waarin het iets kan betekenen, in lijn met onze kanaalstrategie. Zo komen sinds de zomer ook eerstelijnsvragen over bouwen en verbouwen binnen bij het Contactcentrum. Verder hebben we ingezet op het verminderen van herhaalverkeer en het versterken van de digitale vindbaarheid en duidelijkheid van informatie. Voorbeelden hiervan zijn de inzet op het vergroten van de telefonische bereikbaarheid van de organisatie en het nakomen van terugbelbeloften door de organisatie, en het in gebruik nemen van nieuwe software (Signalen) voor het ontvangen en afhandelen van meldingen in de openbare ruimte.
I-visie Met de ontwikkeling en invoering van de moderne werkplek hebben we een grote stap gezet in de betrouwbaarheid van de bedrijfsvoering en de robuustheid van ons applicatielandschap. Er is een kader voor data-ethiek met werkwijze en een samenwerking met de G40-koplopergemeenten Slimme duurzame verstedelijking. We hebben uit het ecosysteem van inmiddels meer dan 90 marktpartijen met een 13-tal bedrijven partnerships ontwikkeld voor de realisatie van innovatieopdrachten. Ministerie I&W heeft via een speciale uitkering aanvullende middelen beschikbaar gesteld aan Apeldoorn en vijf andere middelgrote gemeenten om de informatievoorziening daadwerkelijk versneld geschikt te maken voor veilige vertrouwde datadiensten. Deze stappen leiden alleen tot daadwerkelijke resultaten als we de processturing en de kwaliteit van onze data ook daadwerkelijk op een hoger niveau krijgen. In de visie op bedrijfsvoering en de directie-agenda hebben we daarin koers gekozen. |
|
|---|
